Nie złożyłeś deklaracji w terminie albo odkryłeś inne naruszenie przepisów podatkowych? Czynny żal może pozwolić uniknąć kary za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe. Samo wysłanie pisma jednak nie wystarczy. Trzeba ujawnić istotne okoliczności czynu, dopełnić wymaganych obowiązków i zdążyć, zanim nastąpią okoliczności wyłączające skuteczność zawiadomienia. 

Czym jest czynny żal? 

Czynny żal to zawiadomienie organu powołanego do ścigania o popełnionym przez siebie przestępstwie albo wykroczeniu skarbowym. Sprawca, który spełni ustawowe warunki, nie podlega karze za ten czyn. Jeżeli jednak to samo zachowanie stanowi również przestępstwo określone w innej ustawie, np. w Kodeksie karnym, czynny żal z KKS nie wyłącza automatycznie odpowiedzialności za to przestępstwo. 

Najpierw trzeba jednak ustalić, jaki obowiązek został naruszony, kto może odpowiadać za naruszenie i czy dane zachowanie w ogóle stanowi czyn zabroniony. Czynny żal nie zastępuje wykonania zaległego obowiązku. 

Jakie warunki trzeba spełnić? 

Sprawca musi zawiadomić organ o popełnionym już czynie i ujawnić jego istotne okoliczności, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu. Trzeba rzetelnie opisać własne zachowanie: jaki obowiązek został naruszony, za jaki okres, kiedy i w jakich okolicznościach to nastąpiło. Należy ujawnić znane sobie istotne fakty i wszystkie znane osoby współdziałające, a w razie uszczuplenia należności także jego wysokość. Warto wskazać dokumenty potwierdzające opisane okoliczności. 

Jeśli czyn doprowadził do uszczuplenia należności publicznoprawnej, warunkiem skorzystania z art. 16 KKS jest uiszczenie w całości wymagalnej należności w terminie wyznaczonym przez uprawniony organ postępowania przygotowawczego. Przepis nie wymaga, aby zapłata poprzedzała zawiadomienie. Należy jednak uregulować zaległość bez zwłoki, wraz z należnymi odsetkami, i zachować potwierdzenie wpłaty. Jeżeli należność nie została jeszcze zapłacona, nie należy z tego powodu odkładać zawiadomienia - trzeba dopilnować terminu wyznaczonego przez organ po wpływie zawiadomienia. W sytuacjach, w których obowiązkowy jest przepadek przedmiotów, istnieje obowiązek ich złożenia albo zapłaty równowartości. 

Zaległy podatek należy zapłacić wraz z należnymi odsetkami za zwłokę. W literaturze istnieje pewna rozbieżność, czy zapłata odsetek jest również warunkiem niepodlegania karze. Nie warto jednak opierać swojego bezpieczeństwa na korzystniejszym poglądzie: obowiązek zapłaty należnych odsetek wynika z przepisów podatkowych, a niepełna wpłata jest co do zasady rozliczana proporcjonalnie na zaległość i odsetki. Sam przelew kwoty odpowiadającej zaległemu podatkowi może więc nie zamknąć zaległości. 

Kiedy jest za późno na czynny żal? 

Zawiadomienie jest bezskuteczne, jeżeli w chwili jego złożenia organ ścigania miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu danego przestępstwa lub wykroczenia skarbowego. 

Bezskuteczne jest także zawiadomienie złożone po rozpoczęciu przez organ ścigania czynności służbowej zmierzającej do ujawnienia tego czynu, na przykład czynności sprawdzającej, kontroli albo przeszukania. Ustawa przewiduje tutaj wyjątek: czynny żal może pozostać skuteczny, jeżeli rozpoczęta czynność nie dostarczyła podstaw do wszczęcia postępowania o ten czyn. 

Ocena, kiedy organ dysponuje już dostatecznie udokumentowaną wiadomością o czynie, może budzić wątpliwości. Najbezpieczniej złożyć zawiadomienie niezwłocznie po wykryciu naruszenia, bez czekania na kontakt z urzędu. Samo przekonanie sprawcy, że urząd jeszcze nic nie wie, nie zapewnia ochrony. 

O skuteczności nie rozstrzyga zatem samo to, czy podatnik otrzymał już wezwanie lub czy urząd formalnie wszczął postępowanie. Znaczenie ma między innymi treść informacji posiadanych przez organ, ich udokumentowanie oraz cel i wynik podjętych czynności. Jeżeli kontrola już się rozpoczęła, sytuację trzeba ocenić w odniesieniu do konkretnego naruszenia. 

Jak i gdzie złożyć czynny żal? 

Zawiadomienie składa się do organu powołanego do ścigania. Choć przyjmuje się możliwość skutecznego zawiadomienia także organu ścigania niewłaściwego w konkretnej sprawie, najbezpieczniej skierować je od razu do organu właściwego - w typowych sprawach podatkowych najczęściej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Można je wnieść na piśmie albo ustnie do protokołu, a także za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym. 

Nie ma jednego obowiązkowego wzoru czynnego żalu, a w literaturze występują różnice co do stosowania do niego wymogów pisma procesowego. W praktyce należy wskazać swoje dane i adres, oznaczyć adresata, podać datę oraz podpisać pismo. Konieczne jest ujawnienie istotnych okoliczności czynu, w szczególności wszystkich osób współdziałających, jeżeli takie osoby były. Warto również wyjaśnić, czy zaległy obowiązek został już wykonany. Należy zachować potwierdzenie złożenia pisma i dokumenty potwierdzające wykonanie obowiązku, na przykład złożenie zaległej deklaracji i zapłatę należności. 

Możliwość dokonania czynnego żalu przez pełnomocnika jest sporna. Najbezpieczniej aby sprawca osobiście podpisał i złożył zawiadomienie, a w przypadku drogi elektronicznej skorzystał z własnego konta w e-Urzędzie Skarbowym. Adwokat lub doradca podatkowy może pomóc ocenić sytuację i przygotować treść pisma. 

Czy po korekcie deklaracji trzeba składać czynny żal? 

Nie zawsze. Artykuł 16a KKS przewiduje odrębną podstawę niepodlegania karze za czyn dotyczący złożenia deklaracji lub przesłania księgi, jeżeli po popełnieniu czynu organowi podatkowemu złożono prawnie skuteczną korektę deklaracji lub księgi dotyczącą obowiązku, którego nieprawidłowe wykonanie stanowi ten czyn zabroniony. Gdy doszło do uszczuplenia należności publicznoprawnej, trzeba ją także uiścić niezwłocznie, nie później niż w terminie wyznaczonym przez finansowy organ postępowania przygotowawczego. Również w tym przypadku należy rozliczyć należne odsetki za zwłokę. 

Ochrona z art. 16a KKS nie działa, jeżeli przed złożeniem korekty wszczęto postępowanie przygotowawcze o ten czyn albo ujawniono go w toku już prowadzonego postępowania przygotowawczego. Sam fakt złożenia korekty nie oznacza też, że obejmuje ona każde inne naruszenie przepisów skarbowych. Jeżeli pierwotnej deklaracji w ogóle nie złożono, nie należy utożsamiać jej późniejszego złożenia z korektą wcześniej złożonego dokumentu. 

Czy każdy sprawca może skorzystać z czynnego żalu? 

Nie. Z czynnego żalu nie może skorzystać osoba, która: 

• kierowała wykonaniem ujawnionego czynu zabronionego, 

• wykorzystując uzależnienie innej osoby od siebie, poleciła jej wykonanie ujawnionego czynu zabronionego, 

• zorganizowała grupę albo związek mający na celu popełnienie przestępstwa skarbowego lub nimi kierowała - chyba że dokonała zawiadomienia ze wszystkimi członkami grupy lub związku i spełniła pozostałe warunki czynnego żalu, 

• nakłaniała inną osobę do popełnienia przestępstwa lub wykroczenia skarbowego, aby skierować przeciwko niej postępowanie o ten czyn. 

Przy rozliczeniach firmy warto ponadto ustalić, która konkretna osoba może ponosić odpowiedzialność karną skarbową. Samo użycie w piśmie nazwy spółki nie rozstrzyga tej kwestii. Jeżeli naruszenie dotyczy kilku osób, zawiadomienie złożone przez jedną z nich nie daje automatycznie ochrony pozostałym. Najbezpieczniej przygotować wspólne, jednoczesne zawiadomienie wszystkich osób zamierzających skorzystać z czynnego żalu, z opisem udziału każdej z nich. Kolejne zawiadomienie może być już spóźnione, ponieważ organ otrzymał wcześniej informacje o czynie. 

Zapłaty należności nie musi natomiast osobiście dokonywać sprawca. Przykładowo zaległy podatek spółki może uregulować spółka. Ważne, aby zapłata była skuteczna także według właściwych przepisów podatkowych. 

Czynny żal - najczęściej zadawane pytania 

Czy urząd musi „zaakceptować” czynny żal? 

Kodeks karny skarbowy nie uzależnia skutku od wydania decyzji akceptującej zawiadomienie. O tym, czy sprawca nie podlega karze, decyduje spełnienie warunków ustawowych. Potwierdzenie wpływu pisma dowodzi jego złożenia, ale samo w sobie nie przesądza o skuteczności. 

Czy sam przelew zaległego podatku wystarczy? 

Zapłacenie zaległego podatku nie zastępuje złożenia czynnego żalu. Zapłata wymagalnej należności uszczuplonej czynem jest jednym z warunków zastosowania tego przepisu. W przypadku korekty deklaracji lub księgi odrębne zasady określa art. 16a Kodeksu karnego skarbowego. 

Czy można złożyć czynny żal po rozpoczęciu kontroli? 

Co do zasady zawiadomienie złożone po rozpoczęciu przez organ ścigania czynności zmierzających do ujawnienia tego czynu jest bezskuteczne, chyba że czynność nie dostarczyła podstaw do wszczęcia postępowania o ten czyn. Nadal nie może jednak zachodzić przeszkoda w postaci wcześniejszej, wyraźnie udokumentowanej wiadomości organu o jego popełnieniu. Samo słowo „kontrola” nie wystarcza więc do oceny skuteczności bez sprawdzenia jej zakresu i wyniku. 

Czy można złożyć czynny żal online? 

Tak. Można złożyć zawiadomienie do finansowego organu postępowania przygotowawczego za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym. Należy zachować urzędowe potwierdzenie złożenia.